Datum der letzten Aktualisierung: 14.07.2025<\/p>\n
Diese Intellias-Richtlinie zur Datenaufbewahrung (\u201eAufbewahrungsrichtlinie<\/strong>\u201c) erg\u00e4nzt die Datenschutzrichtlinie von Intellias, die Datenschutzerkl\u00e4rung f\u00fcr die Bewerbungsverfahren, die Datenschutzerkl\u00e4rung f\u00fcr Mitarbeiter und Auftragnehmer, die Cookie-Richtlinie sowie weitere Dokumente zu den Datenschutzpraktiken von Intellias.<\/p>\n Die Aufbewahrungsrichtlinie legt unseren Umgang mit der Speicherung und L\u00f6schung personenbezogener Daten und Informationen dar, die im Rahmen unserer Gesch\u00e4ftst\u00e4tigkeiten erhoben werden, einschlie\u00dflich \u00fcber unsere Websites, Rekrutierungsprozesse, Kundenbeziehungen sowie interne Unternehmensaktivit\u00e4ten. Sie gew\u00e4hrleistet die Einhaltung der geltenden Datenschutzgesetze und -vorschriften, einschlie\u00dflich der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), der britischen Datenschutz-Grundverordnung (UK GDPR), der kalifornischen und ukrainischen Datenschutzgesetze, des indischen Gesetzes zum Schutz digitaler personenbezogener Daten (Digital Personal Data Protection Act) von 2023 sowie weiterer einschl\u00e4giger Vorschriften.<\/p>\n Intellias speichert personenbezogene Daten nur so lange, wie es zur Erf\u00fcllung folgender Zwecke erforderlich ist:<\/p>\n Die Dauer der Aufbewahrungsfrist richtet sich daher nach dem Zweck der jeweiligen Verarbeitung.<\/p>\n Diese Verpflichtung steht in direktem Zusammenhang mit dem Grundsatz der Speicherbegrenzung und ist standardm\u00e4\u00dfig umzusetzen, das hei\u00dft, der Verantwortliche sollte systematische Verfahren zur L\u00f6schung oder Anonymisierung von Daten in die Verarbeitung integriert haben.<\/p>\n Nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist werden die Daten gem\u00e4\u00df gesetzlichen Vorgaben und internen Protokollen sicher gel\u00f6scht, anonymisiert, zur\u00fcckgegeben oder archiviert.<\/p>\n Bei der Festlegung oder \u00dcberpr\u00fcfung von Aufbewahrungsfristen ist Folgendes zu ber\u00fccksichtigen:<\/p>\n Kann f\u00fcr eine spezifische Aufbewahrungsfrist keine Festlegung getroffen werden, sind klare Kriterien zur Bestimmung der Aufbewahrungsdauer festzulegen. Diese Kriterien sollen eine regelm\u00e4\u00dfige \u00dcberpr\u00fcfung sowohl der Daten als auch ihrer fortlaufenden Aufbewahrung erm\u00f6glichen und stellen so die kontinuierliche Einhaltung der geltenden Datenschutzgrunds\u00e4tze sicher.<\/p>\n Die nachfolgenden Informationen geben Auskunft dar\u00fcber, wie lange wir Ihre Daten aufbewahren d\u00fcrfen, und erl\u00e4utern die damit verbundenen Einzelheiten.<\/p>\n <\/td>\n <\/td>\n <\/td>\n Wir \u00fcberpr\u00fcfen regelm\u00e4\u00dfig die von uns gespeicherten personenbezogenen Daten, um sicherzustellen, dass sie:<\/p>\n\u00a0ALLGEMEINE GRUNDS\u00c4TZE DER AUFBEWAHRUNG<\/h2>\n
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\u00a0SPEZIFISCHE AUFBEWAHRUNGSFRISTEN<\/h2>\n
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\n \nZweck<\/th>\n Art der Daten<\/th>\n Standardm\u00e4\u00dfiger Aufbewahrungszeitraum<\/th>\n Rechtsgrundlage<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n \n Personalbeschaffung<\/td>\n Dies umfasst alle Daten, die sich auf den Einstellungsprozess innerhalb der Intellias Group beziehen, insbesondere Daten aus Hintergrundpr\u00fcfungen, Identit\u00e4tsdaten wie vollst\u00e4ndiger Name und Kontaktdaten sowie alle lebenslaufbezogenen Informationen, einschlie\u00dflich Angaben zur beruflichen Entwicklung und Qualifikation.<\/p>\n Die Personalbeschaffungsdaten werden ab dem Datum der letzten Interaktion bis zu 2 Jahre aufbewahrt, bei Bewerbern mit Sitz in der Ukraine jedoch bis zu 4 Jahre, sofern nicht anderweitig gesetzlich vorgeschrieben oder ausdr\u00fccklich eingewilligt wurde. Beispielsweise k\u00f6nnen bestimmte Gerichtsbarkeiten vorschreiben, dass Verantwortliche Ihre Daten f\u00fcr einen k\u00fcrzeren Zeitraum (z.\u202fB. 6 Monate oder einen vergleichbaren Zeitraum) aufbewahren d\u00fcrfen, es sei denn, Sie erteilen Ihre ausdr\u00fcckliche Einwilligung f\u00fcr einen l\u00e4ngeren Aufbewahrungszeitraum.\u00a0 Umgekehrt stellen wir sicher, dass gesetzliche Anforderungen eingehalten werden, wenn geltende Gesetze eine l\u00e4ngere Aufbewahrungsfrist vorschreiben.<\/td>\n Berechtigtes Interesse oder Einwilligung<\/td>\n<\/tr>\n \n Besch\u00e4ftigung<\/td>\n Dies umfasst alle Informationen, die f\u00fcr die Durchf\u00fchrung von Besch\u00e4ftigungsverh\u00e4ltnissen und \u00e4hnlichen Beziehungen innerhalb der Intellias Group erforderlich sind, und beinhaltet Identit\u00e4tsdaten, darunter vollst\u00e4ndiger Name, Geschlecht, pers\u00f6nliches Foto, Geburtsdatum, Passdaten, pers\u00f6nliche Steuernummer, Finanzinformationen, Angaben zur Staatsangeh\u00f6rigkeit oder zu Aufenthaltsgenehmigungen, Kontaktdaten, Gesundheitsinformationen einschlie\u00dflich Krankheitsurlaubsdaten sowie weitere besch\u00e4ftigungsbezogene Daten.<\/td>\n Diese Daten werden f\u00fcr die Dauer Ihres Besch\u00e4ftigungsverh\u00e4ltnisses sowie f\u00fcr die gesetzliche Aufbewahrungsfrist nach Beendigung Ihres Besch\u00e4ftigungsverh\u00e4ltnisses aufbewahrt. In der Regel betr\u00e4gt dieser Zeitraum 4 bis 10 Jahre, abh\u00e4ngig von der zust\u00e4ndigen Gerichtsbarkeit und den betroffenen Daten.<\/td>\n Gesetzliche Verpflichtung oder Vertragserf\u00fcllung<\/td>\n<\/tr>\n \n Verwaltung und Sicherheit (CCTV)<\/p>\n Dies umfasst alle Daten, die mittels CCTV und Video\u00fcberwachung auf dem Gel\u00e4nde der Intellias erfasst werden.<\/p>\n CCTV- und Video\u00fcberwachungsdaten werden in der Regel f\u00fcr einen Zeitraum von bis zu 30 Tagen aufbewahrt. Diese Standardaufbewahrungsfrist kann jedoch je nach den gesetzlichen Anforderungen der Gerichtsbarkeit oder spezifischen betrieblichen Erfordernissen, wie etwa laufenden Untersuchungen, variieren. In einigen Gerichtsbarkeiten k\u00f6nnen k\u00fcrzere Aufbewahrungsfristen vorgeschrieben werden. Wo solche lokalen Verpflichtungen bestehen, gew\u00e4hrleisten wir die Einhaltung der geltenden Gesetze und passen unsere Aufbewahrungspraktiken entsprechend an. Daher kann die tats\u00e4chliche Aufbewahrungsdauer in \u00dcbereinstimmung mit gesetzlichen oder beh\u00f6rdlichen Anforderungen von der Standardfrist von 30 Tagen abweichen.<\/td>\n Berechtigtes Interesse oder gesetzliche Verpflichtung<\/td>\n<\/tr>\n \n Verwaltung und Sicherheit (Zutritt und Besucher)<\/td>\n Dies umfasst jegliche Informationen, die im Rahmen der Personalverwaltung und des G\u00e4stemanagements w\u00e4hrend Besuchen in Intellias-B\u00fcros oder bei der Nutzung von B\u00fcroger\u00e4ten, Einrichtungen, Parkpl\u00e4tzen und der Arbeitsinfrastruktur von Intellias verwendet werden. Dazu geh\u00f6ren Zugangskarten, Ausweise, Fahrzeugkennzeichen, IP-Adressen, Anmeldeinformationen und weitere relevante Daten.<\/td>\n Im Allgemeinen werden die Daten unserer Mitarbeitenden f\u00fcr die Dauer ihres Besch\u00e4ftigungsverh\u00e4ltnisses innerhalb der Intellias Group oder f\u00fcr die Laufzeit eines anderen vertraglichen Verh\u00e4ltnisses mit dieser aufbewahrt. Die Daten von G\u00e4sten und anderen Besuchern werden f\u00fcr die Dauer ihres Aufenthalts in den R\u00e4umlichkeiten von Intellias sowie f\u00fcr weitere 30 Tage gespeichert, es sei denn, eine l\u00e4ngere Aufbewahrungsfrist ist nach lokalem Recht, aufgrund von Informationssicherheitsanforderungen oder mit Ihrer ausdr\u00fccklichen Einwilligung erforderlich. In F\u00e4llen, in denen ein papierbasiertes Besucherprotokoll (Hardcopy) verwendet wird, k\u00f6nnen die Daten zudem so lange aufbewahrt werden, bis das Protokoll vollst\u00e4ndig ausgef\u00fcllt und durch ein neues ersetzt wurde.<\/td>\n Berechtigtes Interesse oder gesetzliche Verpflichtung<\/td>\n<\/tr>\n \n Informationssicherheit<\/td>\n Enth\u00e4lt in der Regel Protokolle und Aufzeichnungen zur Benutzerauthentifizierung, zu Anmeldesitzungen, Zugriffsversuchen, Kennwort\u00e4nderungen, Sicherheitswarnungen, IP-Adressen, Ger\u00e4tekennungen sowie forensischen Daten, die zum Schutz der digitalen Infrastruktur verwendet werden.<\/td>\n Sicherheitsrelevante Daten werden in der Regel f\u00fcr einen Zeitraum von ein bis zwei Jahren aufbewahrt \u2013 abh\u00e4ngig von ihrem Zweck, ihrer Sensitivit\u00e4t und ihrer betrieblichen Relevanz. In bestimmten F\u00e4llen k\u00f6nnen solche Daten l\u00e4nger aufbewahrt werden, um vertraglichen Verpflichtungen, geltenden gesetzlichen Anforderungen oder branchenspezifischen Vorschriften gerecht zu werden. Protokolle und Aufzeichnungen, die f\u00fcr die Vorfallsuntersuchung, die Pflege von Audit-Trails oder den Nachweis der Einhaltung von Sicherheitsstandards (z.\u202fB. ISO\/IEC 27001 oder anderen) erforderlich sind, k\u00f6nnen bis zu sieben Jahre lang gespeichert werden. Sofern gesetzlich vorgeschrieben \u2013 insbesondere in regulierten Bereichen wie dem Finanzwesen oder der kritischen Infrastruktur \u2013 k\u00f6nnen l\u00e4ngere Aufbewahrungsfristen gelten. Nach Ablauf der geltenden Aufbewahrungsfrist werden alle sicherheitsrelevanten Daten entweder gem\u00e4\u00df den internen Verfahren zur Datenl\u00f6schung sicher gel\u00f6scht oder anonymisiert.<\/td>\n Gesetzliche Verpflichtung oder berechtigtes Interesse<\/td>\n<\/tr>\n \n Marketing<\/td>\n Dies umfasst Informationen, die f\u00fcr die Ansprache, Interaktionen, die Analyse von Kampagnen und andere Marketingaktivit\u00e4ten verwendet werden, wie z.\u202fB. Name, E-Mail-Adresse, weitere Kontaktdaten, Interaktionsverlauf, Pr\u00e4ferenzen, Ger\u00e4tekennungen und andere Daten, die \u00fcber Webformulare oder Social-Media-Plattformen erfasst werden.<\/td>\n Diese Daten werden so lange gespeichert, wie es f\u00fcr Marketingzwecke erforderlich ist, oder bis Sie der Verarbeitung widersprechen (bei Verarbeitung auf Grundlage berechtigten Interesses) beziehungsweise Ihre Einwilligung widerrufen (bei Verarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung). Sie haben das Recht, jederzeit der Verwendung Ihrer Daten f\u00fcr Direktmarketing zu widersprechen, und wir werden die Verarbeitung in diesem Fall unverz\u00fcglich einstellen. Typischerweise bewahren oder verwenden wir Ihre Daten f\u00fcr Marketingzwecke nicht l\u00e4nger als 5 Jahre ohne erneute Interaktion oder g\u00fcltige Einwilligung auf, es sei denn, es ist erforderlich, bestimmte Informationen (z.\u202fB. Unterdr\u00fcckungslisten) aufzubewahren, um Ihrer Opt-out-Anfrage nachzukommen.<\/td>\n Berechtigtes Interesse oder Einwilligung<\/td>\n<\/tr>\n \n Betreuung von Webseiten und anderen Online-Plattformen<\/td>\n Dazu geh\u00f6ren Benutzerkontodaten, Anmeldeinformationen, Support-Interaktionen, Nutzungsprotokolle, Leistungsdaten und Fehler- oder Absturzberichte, die mithilfe von unternehmenseigenen Webportalen, Plattformen und gehosteten Diensten erstellt wurden, sowie andere zugeh\u00f6rige Informationen.<\/td>\n In der Regel f\u00fcr 1 bis 2 Jahre aufbewahrt, abh\u00e4ngig von der Relevanz und den gesetzlichen Anforderungen. Diagnose- und Leistungsdaten k\u00f6nnen l\u00e4nger aufbewahrt werden, um die Stabilit\u00e4t der Plattform, vertragliche Verpflichtungen oder Anforderungen im Rahmen von Audits zu unterst\u00fctzen.<\/td>\n Berechtigtes Interesse oder gesetzliche Verpflichtung<\/td>\n<\/tr>\n \n Cookies und Analysen<\/td>\n Enth\u00e4lt Sitzungs- und dauerhafte Cookies, Ger\u00e4tekennungen, Nutzereinstellungen, Browserverlauf, Interaktionsdaten und Einwilligungseinstellungen. Umfasst sowohl Erstanbieter- als auch Drittanbieter-Cookies, die f\u00fcr die Funktionalit\u00e4t, Analyse, Performance und Personalisierung der Website verwendet werden.<\/td>\n Session-Cookies werden automatisch gel\u00f6scht, wenn Sie Ihren Browser schlie\u00dfen. Dauerhafte Cookies verbleiben f\u00fcr einen definierten Zeitraum auf Ihrem Ger\u00e4t \u2014 in der Regel zwischen 12 und 24Monaten \u2014 abh\u00e4ngig von ihrer spezifischen Funktion (z. B. Personalisierung, Werbe-Tracking) und den Einstellungen, die von dem Dritten vorgenommen werden, der sie setzt. Sie k\u00f6nnen nicht notwendige Cookies jederzeit \u00fcber Ihre Browsereinstellungen oder Cookie-Pr\u00e4ferenzen deaktivieren oder Ihre Einwilligung zur Verwendung widerrufen. Nach Widerruf der Einwilligung werden diese Cookies nicht mehr verwendet und, sofern technisch m\u00f6glich, gel\u00f6scht.<\/td>\n Einwilligung oder berechtigtes Interesse<\/td>\n<\/tr>\n \n Einwilligungsnachweise<\/td>\n Protokolle der Einwilligung der Nutzer, die \u00fcber Cookie-Banner oder Consent-Management-Plattformen (CMPs) eingeholt wurden, einschlie\u00dflich Zeitstempel, gew\u00e4hlter Einwilligungsoptionen, anonymisierter Benutzer-IDs und akzeptierter Version der Richtlinie. Intern bei Intellias oder dessen Consent-Management-Anbieter gespeichert.<\/td>\n Einwilligungsaufzeichnungen (z.\u202fB. aus Einwilligungsbannern oder CMPs) werden in der Regel bis zu 10 Jahre lang oder bei Bedarf auch l\u00e4nger aufbewahrt, um die Einhaltung von Datenschutzgesetzen nachzuweisen, auf beh\u00f6rdliche Anfragen zu reagieren oder Pr\u00fcfungs- und gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen.<\/td>\n Gesetzliche Verpflichtung oder berechtigtes Interesse<\/td>\n<\/tr>\n \n Berichterstattung<\/td>\n Daten, die im Rahmen interner Vorg\u00e4nge und Gesch\u00e4ftsprozesse erzeugt werden, einschlie\u00dflich Finanzinformationen sowie Informationen, die f\u00fcr Managementberichte, Leistungs\u00fcberwachung, Personalwesen, Risikoaufsicht und Compliance-Zwecke verwendet werden. Dies kann personenbezogene Daten umfassen, soweit dies aus operativen oder regulatorischen Gr\u00fcnden erforderlich ist.<\/td>\n Wird f\u00fcr einen Zeitraum von 5 bis 10 Jahren aufbewahrt, abh\u00e4ngig von der zust\u00e4ndigen Gerichtsbarkeit, und kann l\u00e4nger aufbewahrt werden, sofern dies aufgrund lokaler Gesetzgebung, Finanzvorschriften oder gesetzlicher Pr\u00fcfungspflichten erforderlich ist.<\/td>\n Gesetzliche Verpflichtung oder berechtigtes Interesse<\/td>\n<\/tr>\n \n Sicherheit und Audits<\/td>\n Alle Daten, die sich auf die Erf\u00fcllung der Anforderungen interner und externer Audits, die Durchf\u00fchrung von Ma\u00dfnahmen zur Bek\u00e4mpfung von Geldw\u00e4sche (Anti-Money Laundering, AML) und zur Identit\u00e4tspr\u00fcfung (Know Your Customer, KYC), die Pflege von Audit-Trails, die Gew\u00e4hrleistung der Cybersicherheit sowie die Erf\u00fcllung von Verpflichtungen gem\u00e4\u00df geltendem Recht, Industriestandards oder vertraglichen Rahmenbedingungen beziehen.<\/td>\n In der Regel f\u00fcr einen Zeitraum von 5 bis 10 Jahren aufbewahrt, abh\u00e4ngig von den geltenden gesetzlichen, beh\u00f6rdlichen und vertraglichen Anforderungen. In regulierten Sektoren oder wenn besondere Verpflichtungen (z. B. Betrugs- oder Verbrechensverh\u00fctung) gelten, k\u00f6nnen Daten gem\u00e4\u00df den geltenden Fristen l\u00e4nger aufbewahrt werden.<\/td>\n Gesetzliche Verpflichtung oder berechtigtes Interesse<\/td>\n<\/tr>\n \n Veranstaltungsmanagement<\/td>\n Alle Daten, die im Zusammenhang mit Firmenveranstaltungen von Intellias erhoben werden, einschlie\u00dflich Seminaren, Workshops, Webinaren, Schulungen, gesellschaftlichen Ereignissen und \u00e4hnlichen Aktivit\u00e4ten. Dies kann den vollst\u00e4ndigen Namen, die E-Mail-Adresse, weitere Kontaktinformationen, Veranstaltungsanmeldedaten, Feedback-Einreichungen, Fotos, Video- und Audioaufnahmen (einschlie\u00dflich Online-Meetings) sowie Teilnahmeaufzeichnungen umfassen.<\/td>\n In der Regel bis zu 7 Jahre nach der Veranstaltung aufbewahrt, es sei denn, eine l\u00e4ngere Aufbewahrungsfrist ist erforderlich, um die Teilnahme zu dokumentieren, Medieninhalte zu sichern oder gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen. In F\u00e4llen, in denen eine Einwilligung (z. B. zur Ver\u00f6ffentlichung von Medieninhalten) eingeholt wurde, k\u00f6nnen die Daten bis zum Widerruf der Einwilligung aufbewahrt werden.<\/td>\n Berechtigtes Interesse, Einwilligung oder gesetzliche Verpflichtung<\/td>\n<\/tr>\n \n Bearbeitung von Anfragen<\/td>\n Dazu geh\u00f6ren Daten, die zur Bearbeitung Ihrer Anfragen und Anliegen verwendet werden, einschlie\u00dflich solcher, die sich auf die Aus\u00fcbung Ihrer Rechte gem\u00e4\u00df den geltenden Gesetzen und Vorschriften beziehen. In der Regel umfasst dies Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten oder andere Informationen, die f\u00fcr Ihre Identifizierung erforderlich sind.<\/td>\n Bis zu 10 Jahre aufbewahrt, ab dem Datum der Bearbeitung des Anliegens, es sei denn, ein l\u00e4ngerer Zeitraum ist erforderlich, um Rechtsanspr\u00fcche zu begr\u00fcnden, auszu\u00fcben oder zu verteidigen oder regulatorischen Verpflichtungen nachzukommen.<\/td>\n Gesetzliche Verpflichtung<\/td>\n<\/tr>\n \n Kommunikation<\/td>\n Dies bezieht sich auf Informationen, die erforderlich sind, um mit Ihnen \u00fcber verschiedene Plattformen und Kan\u00e4le zu kommunizieren, darunter unsere Website, Social-Media-Plattformen und -Netzwerke, E-Mail oder Telefon. In der Regel umfasst dies Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer sowie weitere Kommunikationsmetadaten (z. B. Zeitstempel, Nachrichteninhalt oder Zustellstatus).<\/td>\n Bis zu 5 Jahre ab der letzten Interaktion aufbewahrt, es sei denn, eine l\u00e4ngere Aufbewahrungsfrist ist aus vertraglichen oder gesetzlichen Gr\u00fcnden erforderlich oder Sie haben ausdr\u00fccklich zugestimmt. Kommunikationsaufzeichnungen im Zusammenhang mit Rechtsanspr\u00fcchen, Streitigkeiten oder beh\u00f6rdlichen Angelegenheiten k\u00f6nnen entsprechend den geltenden Vorschriften \u00fcber einen l\u00e4ngeren Zeitraum aufbewahrt werden.<\/td>\n Berechtigtes Interesse, Vertragserf\u00fcllung oder Einwilligung<\/td>\n<\/tr>\n \n Einhaltung von Gesetzen<\/td>\n Dies umfasst verschiedene Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden, um gesetzlichen Verpflichtungen in Bereichen wie Besch\u00e4ftigungsverh\u00e4ltnisse, soziale Sicherung, Besteuerung, Unternehmensf\u00fchrung, Korruptionspr\u00e4vention, Arbeitsrecht sowie sonstigen anwendbaren regulatorischen Vorgaben nachzukommen. Dies kann Mitarbeiterdaten, Gehaltsabrechnungen, Angaben zu betrieblichen Leistungen sowie Unterlagen umfassen, die f\u00fcr gesetzliche Berichtspflichten und Audits erforderlich sind.<\/td>\n Wird f\u00fcr einen Zeitraum von 5 bis 10 Jahren oder l\u00e4nger aufbewahrt, wenn dies durch nationale Gesetze, finanzielle oder arbeitsrechtliche Vorschriften oder geltende gesetzliche Verj\u00e4hrungsfristen vorgeschrieben ist. Die Aufbewahrung erfolgt auf Grundlage spezifischer gesetzlicher Verpflichtungen, die von der Gerichtsbarkeit und dem Regulierungsbereich abh\u00e4ngen.<\/td>\n Gesetzliche Verpflichtung<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table><\/div>\n DATENMINIMIERUNG UND -\u00dcBERPR\u00dcFUNG<\/h2>\n